Archiwizowanie poczty firmowej jest jedną z tych czynności, o których zaczyna się myśleć dopiero po pierwszej awarii i utracie cennych maili, wiadomości oraz danych. Większość darmowych systemów mailowych nie daje możliwości archiwizowania poczty i w czasie awarii wszystkie dane mogą zostać zwyczajnie skasowane. Co ciekawe, systemy płatne pozwalają wprawdzie na archiwizację wewnętrzną, ale i ta opcja bywa zawodna. Jak można dodatkowo zadbać o to, by w razie niespodziewanej sytuacji mieć dostęp do maili i historii firmowej poczty?
Jedną z popularniejszych metod na dodatkową archiwizację mailowej poczty jest robienie jej regularnego backupu, który przechowuje się na serwerach zewnętrznych lub korzystanie z gotowych rozwiązań, jak np. system MDaemon. Podstawą do utrzymania skuteczności pierwszej opcji, jest umiejętność odczytywania backupu, tak, by w razie potrzeby móc go szybko przywrócić. Drugą kwestią jest właściwy wybór serwera, który będzie na tyle niezawodny, żeby bez jego ciągłego nadzorowania, móc spać spokojnie, wiedząc, że wszystkie nasze dane na nim są.
Prostszą i bardziej intuicyjną w obsłudze formą przechowywania kopii poczty firmowej, są dedykowane do tego oprogramowania. Dla przykładu, system MDaemon to oprogramowanie samoczynnie kopiujące wszystkie wiadomości na zasadzie 1:1 i przenoszące je do centralnego archiwum. Pojemność takiego archiwum pozwala na archiwizowanie w nim ogromnej ilości danych nawet przez kilka lat. Atutem są prostota obsługi i bieżący dostęp do maili z poziomu przeglądarki internetowej i smartfona. Co ciekawe, zakup takiego rozwiązania i korzystanie z niego, nie wymaga żadnej specjalnej wiedzy informatycznej, a dane są bezpiecznie przetrzymywane i gotowe do wglądu.
